Como compartilhar arquivos corporativos de maneira segura?

Quantos arquivos você compartilha por dia de trabalho? É difícil precisar um número, mas a maioria dos profissionais, hoje, poderia dizer que “muitos”. Orçamentos, propostas, conteúdos, contratos, dados de clientes e de colaboradores, relatórios de equipe… a lista é longa.

O compartilhamento de arquivos e pastas é uma prática essencial para a colaboração eficiente entre equipes. No entanto, o aumento dos riscos associados ao compartilhamento de informações sensíveis de maneira inadequada torna a segurança desses dados preocupação central.

Neste artigo, exploraremos os riscos do compartilhamento inseguro de arquivos, as melhores práticas de segurança da informação e as ferramentas disponíveis para proteger os dados corporativos, tanto na nuvem quanto em outras formas de compartilhamento, como e-mail e mensagens.

Riscos Associados ao Compartilhamento Inadequado de Arquivos

O compartilhamento inadequado de arquivos corporativos expõe a empresa a uma ampla gama de ameaças cibernéticas, financeiras e jurídicas, cada uma representando um risco significativo para a segurança da informação e para os negócios como um todo.

Malware e Ransomware:

Arquivos compartilhados sem criptografia adequada podem ser alvos fáceis para malware e ransomware. Os malwares podem se infiltrar nos sistemas da empresa, comprometendo a integridade dos dados e a operacionalidade dos sistemas. Ransomwares, por sua vez, podem criptografar arquivos, exigindo o pagamento de resgate para restaurar o acesso e causando prejuízos financeiros e operacionais.

Phishing e Engenharia social:

O compartilhamento inseguro também aumenta o risco de ataques de phishing e engenharia social. E-mails ou links maliciosos podem ser utilizados para enganar colaboradores e obter acesso não autorizado a sistemas ou informações confidenciais. A engenharia social pode explorar a confiança dos usuários para obter acesso indevido a dados sensíveis.

Acesso não autorizado e vazamento de dados:

Arquivos compartilhados de forma inadequada podem resultar em acesso não autorizado por parte de usuários mal-intencionados. Isso pode levar ao vazamento de dados sensíveis, como informações financeiras, dados de clientes e propriedade intelectual, colocando em risco a confidencialidade e a reputação da empresa.

Espionagem corporativa e Ataques direcionados:

Empresas que compartilham informações estratégicas de forma insegura estão vulneráveis a espionagem corporativa e ataques direcionados. Competidores ou agentes maliciosos podem monitorar o compartilhamento de arquivos para obter insights sobre estratégias de negócios, planos de produtos e outros dados sensíveis, afetando a competitividade e a segurança da empresa.

Vulnerabilidades de software e sistemas:

O compartilhamento inseguro também pode expor vulnerabilidades em software e sistemas utilizados pela empresa. Criminosos podem explorar essas vulnerabilidades para ganhar acesso não autorizado, realizar ataques de negação de serviço (DDoS) ou comprometer a infraestrutura de TI, resultando em interrupções significativas nas operações.

Violações de compliance e regulamentações:

O compartilhamento inadequado de arquivos pode levar a violações de regulamentações de proteção de dados, como a GDPR e a LGPD. Essas violações não apenas acarretam em multas substanciais, mas também minam a confiança dos clientes e parceiros comerciais na capacidade da empresa de proteger informações sensíveis.

Perda de controle sobre a propriedade intelectual:

Arquivos compartilhados de forma errônea podem levar à perda de controle sobre a propriedade intelectual da empresa. Ideias inovadoras, projetos em andamento e dados estratégicos podem ser comprometidos, prejudicando a vantagem competitiva da organização no mercado.

Impacto na continuidade dos negócios:

Em casos extremos, violações de segurança devido ao compartilhamento inadequado de arquivos podem interromper as operações comerciais. Vazamentos de dados, ataques cibernéticos e perda de confiança dos clientes podem ter um impacto devastador na continuidade dos negócios e na estabilidade financeira da empresa.

Diante desses riscos substanciais, é imperativo que as empresas adotem medidas rigorosas para garantir o compartilhamento seguro de arquivos corporativos. Isso inclui a implementação de políticas claras de segurança da informação, a adoção de tecnologias avançadas de proteção de dados e a capacitação dos colaboradores para reconhecer e mitigar ameaças potenciais.

Melhores Práticas de Segurança da Informação

Para garantir o compartilhamento seguro de arquivos na empresa, é fundamental seguir as melhores práticas de segurança da informação.

 

• Classificação de dados: Classifique os dados da empresa de acordo com seu nível de sensibilidade (público, interno, confidencial). Isso ajuda a determinar quais informações podem ser compartilhadas e com quem.
• Controle de acesso: Implemente controles de acesso baseados no princípio do mínimo privilégio, garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso aos arquivos e pastas relevantes.
• Criptografia: Utilize a criptografia de ponta a ponta para proteger os arquivos durante o armazenamento e o compartilhamento, garantindo que apenas destinatários autorizados possam acessar o conteúdo.
• Autenticação de dois fatores: Adote a autenticação multifatorial para reforçar a segurança das contas dos usuários, exigindo não apenas senha, mas também um segundo método de autenticação, como um token ou biometria.
• Treinamento dos Colaboradores: Eduque os colaboradores sobre os riscos de segurança associados ao compartilhamento de arquivos e forneça orientações claras sobre as práticas seguras a serem seguidas.
• Proteção por senha: Além de criptografar os arquivos, é possível protegê-los por senha, garantindo que apenas destinatários autorizados tenham acesso.
• Links com data de expiração: Use links com data de expiração, que revogam automaticamente o acesso após um período específico, reduzindo o risco de acesso não autorizado a longo prazo.
• Monitoramento e Auditoria: Mantenha um monitoramento contínuo das atividades de compartilhamento de arquivos e conduza auditorias regulares para identificar e mitigar possíveis vulnerabilidades.

Ferramentas Disponíveis para Proteger os Dados Corporativos

Existem diversas ferramentas e tecnologias disponíveis para auxiliar na proteção dos dados corporativos durante o compartilhamento.

• Plataformas de Gerenciamento de Identidade e Acesso (IAM): IAMs oferecem controle granular sobre quem pode acessar quais recursos, ajudando a reforçar a segurança do compartilhamento de arquivos.
• Serviços de Armazenamento em Nuvem Seguros: Utilize serviços de armazenamento em nuvem que ofereçam criptografia robusta, controles de acesso avançados e conformidade com regulamentações de segurança.
• Ferramentas de Criptografia de Arquivos: Utilize ferramentas de criptografia de arquivos para proteger dados sensíveis antes de compartilhá-los, garantindo que apenas destinatários autorizados possam decifrá-los.
• Soluções de Prevenção de Perda de Dados (DLP): DLPs monitoram e protegem os dados sensíveis, evitando vazamentos acidentais ou intencionais durante o compartilhamento.

Ao combinar essas melhores práticas e ferramentas, as empresas podem garantir um compartilhamento seguro de arquivos e pastas, protegendo seus dados contra ameaças internas e externas e cumprindo as regulamentações de segurança da informação. A conscientização dos colaboradores sobre a importância da segurança da informação e a implementação de políticas e tecnologias adequadas são fundamentais para manter a integridade e confidencialidade dos dados corporativos.