Eliminación de documentos: ¿cómo hacerlo de forma correcta y segura?

En varios ambientes corporativos, el cuidado de los datos generalmente se asocia solo con la protección de sistemas y contraseñas. Sin embargo, la eliminación de documentos físicos y digitales también representa un paso importante en el manejo de la información de la empresa. 

Un simple papel olvidado en la impresora o un e-mail enviado a la papelera y no eliminado permanentemente es capaz de dejar espacio para exposiciones no deseadas.

Por lo tanto, comprender cómo deshacerse adecuadamente de los documentos cotidianos, como hojas de cálculo, contratos y borradores forma parte de una rutina segura. 

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Los riesgos asociados con la eliminación incorrecta

¿Sabías que la destrucción segura de documentos físicos y la digitalización de archivos contribuyen no solo a la seguridad de la información, sino también a las buenas prácticas Ambientales, Sociales y de Gobernanza (ESG)?

En este contexto, cuando los documentos impresos con datos de la organización se tiran a la basura común o los documentos digitales se eliminan sin precauciones específicas, la información valiosa puede terminar en las manos equivocadas. 

Además de sanciones legales y pérdidas económicas, este tipo de situación compromete la imagen de la empresa ante el mercado y sus socios. Incluso una falla aparentemente pequeña es suficiente para causar consecuencias significativas.

¿Qué se debe eliminar con cuidado?

No solo los documentos oficiales merecen precaución, pero los elementos considerados “simples” también, como notas de reuniones, listas impresas de participantes, comprobantes y versiones preliminares de archivos, también deben tratarse con atención. 

Además de ellos, una nota con un número de teléfono o el acceso a un sistema también representa una puerta de entrada para accesos no autorizados.

Por lo tanto, siempre es recomendable preguntarse: ¿este contenido tiene algún registro que no deba compartirse? Si la respuesta es sí, la eliminación debe seguir las medidas de protección.

¿Cómo actuar correctamente en el día a día?

Cuando hablamos de seguridad de la información, muchas personas imaginan solo sistemas complejos y barreras digitales. Sin embargo, las costumbres cotidianas, como el acto común de tirar un papel, están directamente relacionadas con la protección de datos. 

Por lo tanto, la precaución con la eliminación de contenidos físicos y digitales puede evitar daños y exposiciones innecesarios. Estas son algunas actitudes que marcan la diferencia en el lugar de trabajo:

1- Utiliza trituradoras de papel siempre que necesites desechar materiales con datos de la empresa

Los documentos impresos que contengan información como nombres, números de identificación o algunos datos internos deberán ser destruidos mediante trituradoras. Destruir el borrador manualmente o tirarlo a la basura normal permite a terceros acceder a contenido confidencial.

2- Evita dejar documentos olvidados en impresoras, escritorios o cestos de basura sin tapa

Las impresiones abandonadas, las notas sueltas en las mesas y los papeles arrojados a cestos de basura visibles representan peligros silenciosos. Alguien que camina puede ver o recoger estos ítems, lo que compromete la seguridad de la información que debería haber sido protegida.

3- Elimina los archivos de la papelera de reciclaje de la computadora

Muchas personas creen que es suficiente presionar la tecla “Eliminar” para eliminar un archivo. Sin embargo, mientras esté en la papelera de reciclaje de la computadora, todavía se puede acceder a ella. Se recomienda vaciarla regularmente y utilizar un software de eliminación de archivos segura según sea necesario.

4- Desecha los equipos electrónicos solo después de haber borrado correctamente su contenido

Los dispositivos antiguos, en algunos casos, almacenan archivos que parecen omitidos, pero que aún se pueden recuperar. Antes de deshacerte de algún dispositivo, realiza un formateo seguro o utiliza herramientas específicas para borrar el contenido de forma definitiva.

Ignorar el cuidado con la eliminación de la información abre lagunas significativas en la seguridad de cualquier organización. Si bien muchos riesgos están vinculados al panorama digital, los artículos físicos y los hábitos cotidianos también merecen atención. 

Un simple papel tirado a la basura o un pen drive olvidado pueden ser el punto de partida de filtraciones y pérdidas. Por lo tanto, mantener prácticas seguras es una forma eficiente de proteger los registros y evitar situaciones delicadas.